01
存档范围
(一)归档电子文件的范围
应当将直接形成的对国家和社会具有保存价值的电子文件纳入归档范围，具体参照传统载体文件的归档范围。
常见电子文件类型的归档范围如下：
(1)文件电子文档的归档范围按《机关文件材料归档范围和档案保管期限规定》、《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》等执行。
(2)政务服务事项电子文件归档范围参照《政务服务事项电子文件归档规范》执行。
(3)照片、录音录像等视听电子文件的归档范围参照《照片档案管理规范》 《录音录像档案管理规范》执行。
(4)科技电子文件归档范围参照《科学技术档案案卷构成的一般要求》 《建设项目档案管理规范》等。
(5)电子邮件文件的归档范围参照《公务电子邮件归档与管理规则》。
(web电子文件的归档范围参照《政府网站网页归档指南》。
(7)社交媒体电子文件的归档范围可参照《机关文件材料归档范围和档案保管期限规定》执行。
元数据归档的范围
电子文档元数据应与电子文档一起收集和归档。具体归档范围是：
(1)电子文件归档元数据按照《文书类电子文件元数据方案》等标准执行；
(2)政务服务事项电子文件按照《政务服务事项电子文件归档规范》进行元数据归档；
(3)照片电子文件元数据应按《照片类电子档案元数据方案》归档；
(4)音视频电子文件应按《录音录像类电子档案元数据方案》进行元数据归档；
(5)应归档的电子科技文件、专业、邮件、网页和社交媒体的元数据可参照《文书类电子文件元数据方案》执行。
02
存档程序
(1)收藏
电子文档及其元数据的收集应在办公自动化系统和业务系统的电子文档起草和处理过程中完成。声像电子文件和办公、绘图应用软件在单台计算机上形成的电子文件的收集，应由电子文件形成部门基于电子文件管理系统或手工完成。
同一业务活动形成的电子文件应当完整、齐全，电子文件的内容和信息应当与其形成时一致，并能够客观、完整地反映业务活动。当以专有格式存储的电子文件不能转换成通用格式时，专用软件、技术数据、操作手册等。应该同时收集。
(2)整理
电子文件应以件为管理单位进行整理，并进行标识、分类、整理、命名、保管等整理活动。保存期应在基于办公自动化系统或业务系统的电子文件准备、处理或收集期间完成。整理活动应保持电子文档内部的有机联系，建立电子文档与元数据之间的关联。
(3)库存
计数可分为提交负责方对要归档的电子文档总数和元数据总数的计数和接收归档方对交换的电子文档和元数据的计数。
一般情况下，盘点由系统自动完成。盘点内容包括电子文件的类别、形成年份、保存期限、件数、元数据等。库存结果记录在归档文件中。
(4)测试
按照一定的方案，对电子文档的真实性、完整性、可用性和安全性进行测试。
(5)注册
档案部门应当将清查验收合格的电子文件及其元数据导入电子档案管理系统的归档前数据库，自动采集电子文件元数据，通过计算机文件名建立电子文件与元数据的关联，记录管理过程中元数据中的登记行为，对电子文件进行登记归档。根据计数和测试结果，按批次或归档年份填写《电子文件归档登记表》，完成电子文件的归档。
(6)编目
应分析归档电子文件的元数据，以自动生成归档文件目录。在此基础上，整理阶段指定的电子文件的保管期限和分类结果应予以确认和更正审核。如有必要，电子文件应
备案时间及备案方式
备案时间
电子文件归档时间： (1)实时归档，即电子文件处理完毕后立即归档。一般只能采用全自动、不需要形成电子文件或处理部门干预的网上备案方式；(2)定期归档，即以固定周期定期启动归档程序，提交电子文档及其元数据进行归档。各类电子文件的归档时间最迟不得超过电子文件形成后第二年的6月。
(二)备案方式
电子归档方式：(1)根据电子文件的实际存放位置，可分为逻辑归档和物理归档。(2)根据归档电子文件的传输方式，可分为网上归档和网下归档。
应根据系统运行的网络环境和本单位的实际情况，确定电子文件及其元数据的归档接口，并书面说明。归档接口通常包括：(1)web服务归档接口；(2)中间数据库归档接口；(3)归档电子文档及其元数据的标准化存储结构。
04
存档格式
(一)电子文件的归档格式
电子文件归档格式应具有格式开放、软硬件无绑定、显示一致、可转换、易于使用的特点，并能支持向长期存储格式的转换。电子文件应当以通用格式形成、收集和归档，或者在归档前转换成通用格式。排版文件的格式应符合《档案著录规则》，可采用OFD和PDF/A格式。
各类电子文件的归档格式按照相关规定执行。
(2)元数据的归档格式
元数据的归档格式应根据归档接口和元数据的形成来确定：
(1)办公自动化系统和业务系统形成的各种电子文件的元数据可以以ET、XLS、DBF、XML等任何格式归档。当web服务归档接口或归档的电子文件和元数据的标准化存储结构被用作归档接口时；中间数据库的归档接口作为归档接口时，可以由业务系统数据库连同电子文件一起推送到中间数据库，也可以从中间数据库导出数据库数据文件。
(2)声像电子文件元数据，单台计算机中的office、drawing等应用软件形成的电子文件可以
ET、XLS、DBF
同等格式的文件。来源：档案管理与利用(转载仅供分享交流，侵权请联系)
